Khi chuyển văn phòng bạn cần phải có kế hoạch rõ ràng và chiến lược kỹ lưỡng để kinh doanh dễ dàng. Nếu không có kế hoạch cẩn thận thì sẽ gây rắc rối cho công việc kinh doanh của bạn. Trong kinh doanh thì việc vận chuyển văn phòng chính là những bước tiến quan trọng của các doanh nhân. Bài viết dưới đây sẽ liệt kê danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho bạn, cùng theo dõi nhé!
Chuyển phòng làm việc cần làm gì?
Lập kế hoạch ngân sách
Xem xét một hình thức chuyển văn phòng cụ thể: chỉ cần thuê xe tải, hoặc thuê trọn gói, đóng gói toàn bộ hoặc từng phần, cần người thiết kế lại mặt bằng mới, vật tư liên quan,... Nếu công ty của bạn muốn chuyển đến một tỉnh khác, hãy đảm bảo rằng ngân sách không chỉ được sử dụng cho việc chuyển văn phòng mà còn cho việc di dời nhân viên.
Người giám sát được chỉ định
Hãy giao trách nhiệm giám sát cho người chịu trách nhiệm là đại diện văn phòng và phối hợp với quản lý của công ty chuyển nhà.
So sánh chi phí và chất lượng dịch vụ của ít nhất 3 công ty vận chuyển
Khi bạn so sánh giá, hãy nhớ so sánh các dịch vụ bổ sung, có hoặc không có chi phí.
Tiến hành nghiên cứu sâu về công ty dịch vụ bồi thường, bảo hiểm hàng hóa và tài sản.
Yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng về người quản lý dịch vụ, liệu có phải trả thêm chi phí khi người quản lý cần thiết hay không và trách nhiệm của người đó là gì.
Chọn dịch vụ chuyển văn phòng an toàn, uy tín
Tìm một công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp mà bạn có thể tin tưởng. Hồ Chí Minh, Phú Mỹ Express hiện đang được rất nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng với chất lượng tốt nhất và chu đáo khi chăm sóc khách hàng.
Làm việc với giám đốc dịch vụ chuyển văn phòng
Người điều hành doanh nghiệp là người đảm bảo rằng các bước của quá trình di dời được thực hiện theo kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn.
Đại diện của hai công ty sẽ cùng:
- Giới thiệu văn phòng mới và cũ
- Đặt thời gian vận chuyển để đảm bảo tiến độ
- Thảo luận về sơ đồ mặt bằng của văn phòng mới
- Xác định các chức năng văn phòng cũ và mới và xem chúng có ảnh hưởng đến giao thông vận tải hay không.
- Có thang máy hai bên để di chuyển đồ đạc.
- Có đồ đạc phức tạp hoặc quá cân không?
- Có các mặt hàng nghệ thuật hoặc giá trị cao, chẳng hạn như đồ mỹ nghệ, tác phẩm điêu khắc và đồ cổ không?
Người trông coi cơ sở kinh doanh dịch vụ sẽ chụp ảnh và kiểm kê toàn bộ tài sản cần chuyển đi. Giám đốc điều hành kinh doanh sẽ làm việc với các nhân viên để xây dựng kế hoạch di dời văn phòng.
Thông báo chuyển văn phòng
Lên lịch họp thông báo với nhân viên
Trình bày lý do chuyển văn phòng theo hướng tích cực nhất. Và giai đoạn này thích hợp nhất để các nhà điều hành doanh nghiệp có thể sửa đổi danh sách khi di chuyển dựa trên phản hồi của nhân viên.
Gửi thư thông báo cho các đối tác kinh doanh và khách hàng thân thiết
Email có thể chứa một số chi tiết sau:
- Một lý do ngắn gọn cho việc chủ động chuyển văn phòng.
- Địa chỉ và số điện thoại mới, ngày đóng cửa văn phòng hiện tại, ngày mở văn phòng mới.
- Thông báo cho đối tác hoặc khách hàng ngừng hoạt động để lên lịch làm việc.
- Sử dụng cơ hội này để tăng sự thân mật và cho họ thấy rằng doanh nghiệp của bạn thực sự đang chăm sóc khách hàng.
Thông báo cho người quản lý tài sản hiện tại
- Vui lòng thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu rằng bạn sẽ chuyển văn phòng đến địa điểm mới.
- Ngày và giờ chi tiết của lần sử dụng cuối cùng của trang web này.
- Kiểm tra hợp đồng thuê nhà hiện tại của bạn, đặc biệt là các yêu cầu và thỏa thuận khi bạn chuyển nhà.
Thông báo kênh truyền thông xã hội
Đặt biểu ngữ trên trang web của bạn hoặc viết một bài báo về việc chuyển văn phòng trên các kênh truyền thông xã hội của công ty bạn (ví dụ: Fanpage, Twitter, Instagram …), bao gồm ngày khai trương văn phòng mới, địa chỉ và thông tin mới, thông tin liên lạc.
Tập trung vào các vấn đề hệ thống kỹ thuật cho doanh nghiệp
Chỉ định nhân viên CNTT của công ty bạn hoặc thuê một nhóm CNTT có kỹ năng để thực hiện một số công việc liên quan đến hệ thống kỹ thuật khi di chuyển:
- Sao lưu tất cả dữ liệu và các tệp quan trọng trước khi di chuyển
- Thiết lập các giao thức để sao lưu dữ liệu nhạy cảm và bí mật
- Xem xét cơ sở hạ tầng CNTT văn phòng hiện tại
- Thiết kế lại hệ thống CNTT của văn phòng mới
- Cài đặt và lắp ráp máy móc, điện thoại
Tập trung vào kỹ thuật
Trước khi chuyển văn phòng thì bạn cần phải có kế hoạch kỹ lưỡng để không xảy ra sai sót và thuận lợi cho công việc kinh doanh của bạn. Bài viết trên của Chuyển Nhà Miền Nam đã tổng hợp đầy đủ thông tin về những việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho bạn. Hy vọng những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho bạn khi chuyển văn phòng. Xin cảm ơn!
