Các bước chuẩn bị cho chuyển văn phòng

     Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các công ty dịch vụ sẽ đảm nhận tất cả quá trình từ lúc sắp xếp đồ đạc đến khi vận chuyển đến văn phòng mới. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cũng có thể chủ động tìm hiểu và tự chuẩn bị trước khi công ty dịch vụ đến chuyển văn phòng giúp bạn.

     Việc tìm hiểu kỹ kinh nghiệm chuyển văn phòng sẽ giúp cho bạn nắm rõ quy trình và cách thức làm việc của mỗi đơn vị vận chuyển. Từ đó việc giám sát, theo dõi và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi chuyển văn phòng sẽ dễ dàng hơn.

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

     Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc gì, việc lên kế hoạch chi tiết luôn là điều cần ưu tiên hàng đầu. Kế hoạch càng chi tiết, bài bản, được thiết kế một cách khoa học sẽ giúp việc chuyển nhà diễn ra suôn sẻ hơn.

     Hãy viết xuống tất cả những điều bạn cần khi chuyển văn phòng và các vật dụng cần phải chuyển đi. Điều này sẽ giúp bạn không bị thiếu sót hay bỏ quên bất kỳ thứ gì trong lúc chuyển văn phòng.

 

 

     Đồng thời, một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin với bên vận chuyển văn phòng trọn gói. Từ đó thảo luận để đưa ra phương án chuyển đồ dùng khả thi nhất.

Bước 2: Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết

     Thông thường khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, đơn vị cung cấp sẽ chuẩn bị dụng cụ và thùng để đóng gói đồ đạc. Tuy nhiên nếu bạn tự chuyển văn phòng, đây là bước mà bạn không thể bỏ qua.

     Hãy tìm kiếm những loại thùng carton chắc chắn, kích cỡ thùng phù hợp với yêu cầu dựa theo số lượng và khối lượng của đồ đạc cần vận chuyển. Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn loại băng dính bản to nhằm đóng gói thùng chắc chắn hơn. Bạn cũng có thể tận dụng những giấy báo cũ để bao bọc các đồ vật trước khi đặt vào trong thùng.

Bước 3: Sắp xếp và đóng gói đồ đạc

     Hãy đảm bảo việc sắp xếp, phân loại và đóng gói đồ đạc một cách cẩn thận. Không được để đồ nặng phía trên đồ vật nhỏ, vì như thế có thể khiến đồ dùng bị hư hỏng hoặc trầy xước. Bên cạnh đó nếu muốn tiết kiệm chi phí cho công ty, bạn có thể sắp xếp đồ nhỏ và đồ lớn riêng.

     Bạn cũng tránh để đồ đạc quá nhiều trong một thùng vì sẽ gây khó khăn trong khi di chuyển. Thậm chí trong trường hợp xấu nhất, thùng còn có thể bị bung ra.

     Bạn nên ghi chú thông tin của đồ đạc trên bề mặt của mỗi thùng nhằm giúp dễ dàng hơn cho việc lấy đồ ra khi đến văn phòng mới.

 

 

Bước 4: Thanh lý những đồ vật không còn cần thiết

     Trước khi dọn đến văn phòng mới, bạn nên loại bỏ những đồ vật không còn cần thiết nữa nhằm giảm tải khi vận chuyển. Điều này cũng góp phần giúp tiết kiệm một khoản chi phí cho công ty.

Bước 5: Dọn dẹp lại văn phòng cũ

     Sau khi đã đóng gói đồ dùng xong xuôi, chủ doanh nghiệp cũng nên thông báo nhân viên cùng dọn dẹp lại văn phòng cũ. Hãy phân công công việc cụ thể ở từng phòng ban và khu vực khác nhau để việc dọn dẹp diễn ra nhanh chóng hơn.

Bước 6: Cẩn thận với những đồ đạc, tài liệu có giá trị

     Đối với những đồ đạc có giá trị hoặc những máy móc thiết bị quan trọng, cần cẩn thận khi tháo lắp để tránh bị hư hỏng. Bạn nên nhờ những người có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm trong việc này để thay bạn làm điều đó.