Chuyển văn phòng là điều cần thiết để nâng cấp môi trường làm việc chuyên nghiệp, rộng rãi và thoáng mát hơn. Tuy nhiên, chuyển văn phòng chưa bao giờ là dễ dàng bởi công ty sẽ có rất nhiều đồ đạc, các vấn đề pháp lý liên quan đến nhiều tổ chức. Nếu không có kế hoạch cụ thể sẽ khiến việc chuyển văn phòng trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và công sức. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn chuyển văn phòng cần làm những gì.
Chuyển văn phòng cần làm những gì?
Lựa chọn địa điểm làm việc mới thuận lợi
Điều đầu tiên khi quyết định chuyển văn phòng đó là bạn cần đảm bảo rằng đã có địa điểm mới để thay thế. Văn phòng mới cần đảm bảo nhiều tiêu chí như vị trí thuận lợi, không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, giá cả phù hợp. Một không gian làm việc hài hòa sẽ là hình ảnh đại diện cho công ty, là ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng, đồng thời tạo tinh thần làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Lên kế hoạch là công đoạn không thể thiếu trong nhiều công việc để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi, an toàn và không xảy ra sai sót. Để chuyển văn phòng tốt nhất, bạn cần trả lời các câu hỏi liên quan như:
- Dự kiến thời gian chuyển văn phòng là ngày nào và chuyển trong vòng bao lâu?
- Tự vận chuyển hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói ?
- Có cần bổ sung đồ đạc, trang thiết bị, nội thất gì ở văn phòng mới không ?
- Bố trí, sắp xếp chỗ làm việc cho nhân viên ở địa điểm mới như thế nào ?
- Các vấn đề pháp như như thủ tục chuyển văn phòng, thay đổi địa chỉ kinh doanh,... như thế nào ?
- Dự trù kinh phí chuyển văn phòng là bao nhiêu ?
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Doanh nghiệp là tập thể liên quan đến nhiều cá nhân, tổ chức, do đó cần dựa vào nhiều yếu tố khác nhau để xác định thời gian chuyển văn phòng như : thời hạn hợp đồng thuê văn phòng cũ, văn phòng mới đã sẵn sàng sử dụng hay chưa,... Bên cạnh đó, một số chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy nên chọn ngày giờ tốt để đạt được sự thuận lợi. Tuy nhiên, dù chuyển vào thời gian nào cũng cần đảm bảo công việc của công ty không bị gián đoạn.
Lên danh sách đồ đạc và phương án vận chuyển
Chuyển văn phòng cần làm những gì, bạn cần lên danh sách đồ đạc và phương án vận chuyển việc. Đây là việc làm vô cùng cần thiết để kiểm soát tổng số tài sản sao cho không bỏ sót hay thất lạc bất cứ đồ đạc nào. Bên cạnh việc liệt kê số lượng tài sản, bạn cũng cần nghiên cứu cách đóng gói đồ đạc sao cho hợp lý, chuyển loại nào trước, loại nào sau, vận chuyển bằng phương tiện gì, ai chịu trách nhiệm công đoạn này,...
Ngoài ra, bạn cũng nên đánh dấu từng đồ đạc một và sắp xếp theo từng phòng ban khi vận chuyển để thuận tiện cho quá trình tháo dỡ và sắp đặt tại văn phòng mới. Hiện nay có 2 phương án vận chuyển được nhiều người lựa chọn đó là tự vận chuyển và thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, bạn cần tham khảo kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Bạn cần hoàn thành các thủ tục cần thiết để kết thúc hợp đồng thuê văn phòng, bàn giao mặt bằng lại cho chủ đầu tư, tránh những phát sinh về pháp lý sau này. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị một số thủ tục để quá trình di dời diễn ra thuận tiện như là : Xin phép sử dụng thang máy tải hàng trong tòa nhà chuyển đến và chuyển đi, chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện, nước, bưu điện, những tiện ích đang sử dụng tại văn phòng cũ,...
Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê ở văn phòng mới
Cuối cùng, bạn cần giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê ở văn phòng mới để đảm bảo đồ đạc không bị hư hỏng, lộn xộn hay thất lạc. Đảm bảo được điều này sẽ giúp quá trình sắp xếp đồ đạc ở văn phòng mới thuận tiện hơn, không làm gián đoạn hoạt động của công ty.
Một số lưu ý khi chuyển văn phòng
- Bên cạnh câu hỏi chuyển văn phòng cần làm những gì, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau để chuyển văn phòng được tốt nhất.
- Bạn cần thông báo kế hoạch thay đổi địa điểm làm việc với toàn bộ đối tác công việc cũng như khách hàng thân thiết qua email, văn bản, tin nhắn,... để đảm bảo duy trì mối quan hệ hợp tác hai bên. Đồng thời đăng bài thông báo về vấn đề di dời văn phòng trên website, fanpage,...
- Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì cần chuẩn bị đầy đủ đồ đạc đóng gói như thùng carton, băng keo, đồ bọc lót, màng PE, … để đảm bảo an toàn cho đồ đạc, trang thiết bị.
- Với trang thiết bị điện tử thông minh như máy tính, tủ lạnh, wifi, dây mạng, màn hình chiếu,... bạn cần thuê người có kinh nghiệm lắp đặt, tháo dỡ để tránh làm hư hỏng chúng.
- Các dữ liệu trong công ty cần đảm bảo rằng đã được sao lưu trong quá trình di chuyển.
.jpg)
Trên đây là câu trả lời cho câu hỏi chuyển văn phòng cần làm những gì? hy vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu bạn cần một đơn vị vận chuyển trọn gói chuyên nghiệp, nhanh nhất, tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi - Thành Hưng sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 (kể cả ngày các ngày lễ).
